1. Objetivo
Establecer lineamientos técnicos y comerciales para la comunicación pública de servicios de certificación, asegurando claridad, transparencia e imparcialidad, evitando interpretaciones ambiguas en el público general y preservando la integridad del proceso de evaluación de la conformidad conforme a ISO/IEC 17021-1:2015, cláusulas 5.1.3 y 8.3.
2. Alcance
Esta política aplica a personal interno, contratistas externos, departamentos de marketing, ventas y comunicación; publicaciones digitales (redes sociales, sitios web, plataformas), material audiovisual, piezas publicitarias y contenidos escritos de difusión comercial. Aplica a cualquier tercero que represente la marca en el ámbito público.
3. Definiciones
- Reconocimiento: aceptación institucional del organismo en el mercado nacional.
- Acreditación: revisión formal emitida por un organismo de acreditación conforme a normas internacionales.
- Certificación: decisión posterior a auditoría de tercera parte o de conformidad bajo el estándar ISO/IEC 17021-1.
- Comité de la Calidad: revisión técnica independiente (no participa en promoción).
4. Principios aplicables
- Veracidad de la información difundida.
- Claridad terminológica (evitando ambigüedades).
- Integridad e imparcialidad (ISO/IEC 17021-1:2015, 5.1).
- No inducción a error al público general.
- Trazabilidad técnica cuando se mencionen plazos o decisiones.
5. Terminología controlada
Se prohíbe: “auditoría exprés”, “certificado inmediato”, “garantizado”, “aprobado automáticamente”, “acreditado por cualquier organismo de acreditación" (si no corresponde).
Se permite: “certificación internacional acreditada reconocida por el mercado (se indica el mercado)”, “plazo de decisión post-Fase 2”, “conforme a ISO/IEC 17021-1”, según sea pertinente.
6. Comunicación de plazos
Al mencionar tiempos, se deberá incluir la leyenda: “Los plazos indicados corresponden a la etapa posterior a la auditoría de Fase 2 y están sujetos a revisión técnica y decisión independiente del Comité de Certificación.”
7. Comunicación de reconocimiento institucional
Cuando exista reconocimiento oficial vigente, por ejemplo de una acreditadora internacional, sea este reconocimiento otorgado a Novaveritas o a cualquiera de sus principales debidamente acreditado, se hará expresa mención al número de repertorio, decreto o circular en cual conste dicho reconocimiento. Sin embargo, bajo ninguna circunstancia Novaveritas S.A. asociará dicho reconocimiento formal a su persona jurídica si este es otrogado a un tercero representado por Novaveritas.”
8. Responsabilidades
- Presidencia: aprobación y supervisión estratégica.
- Oficial del Sistema: verificación documental y cumplimiento normativo.
- Marketing Técnico: control editorial previo a emisión.
- Contratistas: cumplimiento obligatorio de esta política.
- Comité de Certificación: revisión técnica independiente (no participa en promoción).
9. Control editorial previo
Todo material debe ser autorizado por escrito antes de ser publicado. Checklist mínimo: terminología conforme a 17021-1, no prometer resultados, diferenciar auditoría vs. decisión, no atribuir acreditaciones inexistentes, incluir disclaimers cuando corresponda.
10. Prohibiciones
- Prometer certificación sin auditoría.
- Omitir fases obligatorias del proceso.
- Utilizar logos de organismos sin autorización.
- Asociar acreditación inexistente.
- Usar lenguaje engañoso para inducir ventas.
11. Indicadores asociados
- Nº de observaciones regulatorias relacionadas a comunicación.
- Nº de publicaciones retiradas por ambigüedad.
- Tiempos de aprobación editorial.
12. Capacitación
Todo el personal de marketing interno y externo debe recibir capacitación anual sobre ISO/IEC 17021-1 (capítulos 5, 6, 7, 8), buenas prácticas de comunicación técnica y uso de terminología controlada. Registro asociado: REG-CAP-MKT.
13. Sanciones internas
El incumplimiento de esta política podrá derivar en corrección inmediata del contenido, suspensión temporal de permisos de publicación y/o revisión contractual de terceros.
14. Retiro de contenido
Ante observaciones regulatorias: retiro en ≤ 24 h, documentación inmediata, análisis de causa raíz e implementación de acción correctiva. Registro asociado: ACTA DE RETIRO.
15. Revisión y actualización
Esta política será revisada tras observaciones regulatorias, cambios normativos o por mejora continua, con una frecuencia mínima anual.
16. Difusión
Esta política debe ser comunicada a:
- Personal interno
- Contratistas
- Agencias de marketing
- Proveedores de contenido
- Y publicada en el sitio web oficial de la organización en la sección del Sistema de Gestión para garantizar transparencia y acceso público.
Para registrar la capacitación asociada a esta política, utilice el siguiente formulario:
REG-CAP-MKT | Registro de Capacitación Técnico-Comercial
La Oficina del Sistema de Gestión es responsable de asegurar su difusión documentada y mantener evidencia de comunicación y accesibilidad.
17. Control documental
Esta política es parte del sistema documentado de Novaveritas S.A.: mantiene control de versiones, se archiva digitalmente y se incorpora en auditorías internas.
Aprobación
Ing. Marcelo Carrillo Olivier, MBA
Director – Novaveritas S.A.
Fecha: 31/10/2025
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